Karya Ilmiah : DAFTAR INVENTORY PEMBELIAN SEBAGAI SALAH SATU IMPLEMENTASI MANAGEMENT RANTAI PASOKAN DEPARTEMEN PURCHASING DI RUMAH POTONG AYAM ( RPA)
DAFTAR
INVENTORY PEMBELIAN SEBAGAI SALAH SATU IMPLEMENTASI MANAGEMENT RANTAI PASOKAN DEPARTEMEN
PURCHASING DI RUMAH POTONG AYAM ( RPA)
Fakultas Ekonomi
, Jurusan Managemen Universitas Terbuka
ABSTRAK
Dengan semakin
berkembangnya permintaan akan daging khususnya Ayam Potong baik untuk
supermarket sebagai karkas maupun industry pengolahan makanan berbasis daging
ayam untuk Restoran Cepat Jadi, Rumah Makan maupun Industry Pengolahan Ayam
lainnya. Sehingga dibutuhkan permintaan yang terencana di Rumah Potong Ayam
menyangkut kebutuhan Live Bird ( Ayam Hidup ) maupun Bahan Penunjangnya (
Kemasan,dll ) yang dibutuhkan guna distribusi Ayam Potong kemasyarakat . Adapun karena kekhasan permintaan Ayam
Potong yang berbeda dengan produk lain
yang Make To Stok maka permintaan Ayam Potong yang baik dan berkualitas adalah
Make To Order . Dan dengan melihat umur dari Ayam Potong yang sangat pendek
karena merupakan produk Fresh dan cepat rusak sehingga diharuskan Ayam Potong
segera sampai ke konsumen dengan cepat .
Salah satu team supporting
dalam memenuhi kebutuhan akan Ayam Hidup maupun penunjang lainnya di Rumah
Potong Ayam adalah Departemen Purchasing , dimana kecepatan dan ketepan dalam
menyediakan permintaan dari Departemen PPIC ( Product Plan And Inventory Contol
) dalam kaitannya dengan Management Rantai Pasokan adalah penggunaan Daftar
Inventory Pembelian ( DIP ) guna mengetahui rencana produksi dan kebutuhan
akann bahan Baku dalam hal ini ayam hidup maupun kebutuhan penunjang lainnya.
Dengan implementasi yang
tepat menggunakan DIP, kebutuhan akan pemenuhan kebutuhan PPIC dalam
menyediakan dan mendistsibusikan Ayam Potong yang segar ketangan konsumen menjadi
komitmen RPA dalam menyediakan produk yang berkualias dan bermutu kepada
masyakat .
Kata Kunci : Daftar Inventory Pembelian dalam kaitannya
dengan implementasi Managemen Rantai Pasokan .
Pendahuluan
Sesuai
dengan fungsinya , Departemen Purhasing bertugas
melakukan pembelian untuk kebutuhan seluruh departemen dalam kaitannya sebagai
supporting team disebuah perusahaan . Dalam kaitannya dengan karya ilmiah yang
dibuat oleh penulis yang merupakan karyawan diDepartemen yang bersangkutan
sehingga mengilhami dilahirkannya karya ilmiah ini . Kendala yang selalu
terjadi di Departemen Purchasing yang dialami juga oleh penulis adalah barang
yang diminta dalam hal ini Ayam Hidup tidak datang tepat waktu , dimana
mengakibatkan terhambatnya proses prduksi dikarenakan karakterisitik dari
Industry Rumah Potong Ayam yang berproduksi berdasarkan permintaan ( Make to
Order ) , sehingga jika permintaan tidak dapat terpenuhi maka Team Marketing
akan kehilangan permintaan / Order saat itu yang menyebabkan Omzet Perusahaan
menurun dan sangat merugikan . Dan menyebabkan Managemen Rantai Pasokan tidak
berjalan dengan baik .
Salah satu metode yang
dilakukan oleh Departemen Purchasing untuk mengatasi masalah ketersediaan
permintaan Ayam Hidup tepat waktu dalam hubungannya dengan Management Rantai
Pasokan ditempat penulis mengadakan riset selama 3 bulan adalah dengan meggunakan Daftar Inventory Plan
( DIP ). Sehingga dengan demikian Managemen Rantai Pasokan dalam perusahaan
Rumah Potong Ayam dapat berjalan dengan baik . Dan untuk bahan referensi
penelitian yang dilakukan ,penulis juga mengambil pustaka dari karya Seminar
Managemen Operasional karangan Hidayat W ( PKK.FE UMB th 2008 ) dan Master
Planning by Mr. Ramlee Ibrahim ( PT.Putra Primia ) .
Akhirnya semoga karya ini
bermanfaat bagi pembaca , dan jika ada beberapa kekurangan mohon dapat
dimaklumi adanya .
Kerangka Dasar Teori
Tidak
dapat dipungkiri , dalam setiap perusahaan Management Rantai Pasokan
diimplementasikan dalam upaya memaksimalkan kebutuhan akan barang dan jasa.
Dalam kaitannya dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis , dimana dalam
industry Rumah Potong Ayam yang dijual tidak hanya ayam potong , namun juga
jasa yaitu tersedianya Ayam Potong Segar berkualitas tepat waktu sesuai
kebutuhan konsumen sehingga Management Rantai Pasokan betul-betul
diimplementasikan dalam Industry Rumah Potong Ayam .
Salah
satu implementasi Management Rantai Pasokan dalam Departemen Purchasing, yaitu
adanya Daftar Inventory Pembelian ( DIP ) kebutuhan Ayam Hidup dan Bahan
penunjang lainnya ( Packaging,Marinasi , dll ) . Dalam tabel berikut posisi
Departemen Purchasing ada pada Proses.
Menurut Dr.Ramlee Ibrahim dalam seminarnya tanggal
04 Des 2012 mengenai Master Planning pada seminar internal yang diadakan oleh
PT. SIERAD PRODUCE,Tbk , dimana dipaparkan secara umum manfaat Management
Rantai Pasokan :
·
Peningkatan , pelayanan dan
kepuasan konsumen
·
Peningkatan pemanfaatan fasilitas
dan tenaga kerja
·
Perencanaan dan penjadwalan
persediaan yang lebih baik
·
Tanggapan yang lebih cepat
terhadap perubahan dan pergeseran pasar
·
Tingkat persediaan menurun tanpa
mengurangi pelayanan kepada konsumen
Pada penelitian ini , point yang
diambil adalah point ke tiga , yaitu perencanaan dan penjadwalan persediaan
yang lebih baik oleh Departemen Purchasing .
Hasil dan Pembahasan
Dalam flow proses permintaan akan Ayam Hidup dan
Bahan Penunjangnya dalam industry Rumah Potong Ayam , Departemen PPIC melakukan
permintaan berasarkan hasil Demand Planner dengan team Marketing. Disinilah
Management Rantai Pasokan bermula . Dalam memaksimalkan kebutuhan Departemen
PPIC menerbitkan Daftar Inventory Pembelian bulanan .
Riset dilakukan oleh penulis berdasarkan pengalaman
penulis selama berkarya di RPA pada Departemen Purchasing. Dengan adanya Daftar
Inventory Pembelian bulanan yang diterima rutin , maka Departemen Purchasing
memiliki Forecast untuk kebutuhan Departemen PPIC dengan memperhatikan Lead
Time tiap item yang ada .
Adapun Flow proses Permintaan Pembelian kebutuhan
Departemen PPIC kepada Departemen Purchasing dijabarkan sebagai berikut :
A.
PROSEDUR (DALAM BENTUK
FLOW CHART)
|
||
Buat PR berdasarkan DIP yang telah disetujui Departemen Head. Kirim PR tersebut kepada BUH untuk disetujui.
|
PPIC
GA
|
|
Buat RFQ dan dikirim ke supplier. Konfirmasi supplier
agar mengirimkan respon RFQ kepada purchasing departement.
|
Admin
Purchasing
|
|
Lakukan negosiasi (harga, spesifikasi, TOP) dengan
supplier untuk memilih beberapa supplier dan dibuatkan rekap penawaran
supplier.
|
Head
of Purchasing
|
|
Update PR berdasarkan rekap RFQ kepada masing-masing supplier dan
disetujui sesuai workflow manajemen.
Review DIP bulanan untuk
melihat sejauh mana pemenuhan DIP yang diajukan
|
Head of Purchasing
UFC dan BUH
Head of Purchasing
|
|
Tabel 2. Form Daftar
Inventory Pembelian
DAFTAR
INVENTORY PEMBELIAN DEPT.PPIC
|
|||||||||
BULAN : xxx
|
|||||||||
KEBUTUHAN
|
|||||||||
No
|
Nama
Barang
|
Qty
|
UOM
|
Buffer
Stok
|
Stok
Berjalan
|
Week
I
|
Week
II
|
Week
III
|
Week
IV
|
Daftar Permintaan Pembelian ini diberikan kepada Departemen Purchasing
tiap tanggal 15 untuk kebutuhan bulan berikutnya . Dan dari DIP ini, Departemen
Purchasing merencakan pembelian dengan melihat tanggal kebutuhan yang
diestimasikan dalam Minggu I – Minggu IV . Dengan adanya estimasi kedatangan,
maka Departemen Purchasing dapat merencanakan kedatangan barang sesuai dengan
kebutuhan Departemen PPIC. Jika dalam perjalanannnya ada perubahan estimasi
kedatanganpun, Departemen Purchasing masih dapat menarik maju maupun menjadwal
ulang kedatangan Ayam Hidup dan Bahan penunjangnya jika ada perubahan dari
pihak Marketing .
Review untuk kedatangan Ayam Hidup dan Bahan Penunjangnya akan
dibagikan oleha Departemen Purchasing dalam bentuk Outstanding Purchase
Requisition ( PR ) dan Outstanding Purchase Order ( PO ) .
Tabel
3. Laporan PR Outstanding
PR OUSTANDING NOV-DES
|
|||||||
No
|
Purch Req Id
|
Purch Req Date
|
Item Name
|
Qty
|
UOM
|
Ordered
Qty
|
Oustanding
|
1
|
PR-0001420
|
04/06/2012
|
XXX
|
110
|
Pcs
|
1
|
|
2
|
PR-0001420
|
24/07/2012
|
YYYY
|
1
|
Pcs
|
1
|
|
Tabel
4. Laporan PO Outstanding
OUTSTANDING
PURCHASE ORDER PERIODE NOVEMBER - DESEMBER
|
|||||||
No. PO
|
tgL
|
Nama Vendor
|
Nama Item
|
Satuan
|
Qty PO
|
Outstanding
|
KET
|
6677
|
|||||||
7166
|
|||||||
Dengan adanya laporan PR Outstanding maupun PO Outstanding, Departemen
PPIC dapat melihat sejauh mana Departemen Purchasing dapat memnuhi permintaan
dari Departemen PPIC sekaligus dapat mereview DIP yang diajukan untuk bulan
berikutnya .
KESIMPULAN DAN SARAN
Dari
penelitian yang dilakukan oleh penulis selama kurun waktu 3 bulan dapat
disimpulkan bahwa dengan adanya Daftar Inventory Pembelian yang memuat data
kebutuhan Departemen PPIC dan estimasi waktu kebutuhan dengan melihat Buffer
Stok dan Stok Berjalan , kedatangan barang dapat sesuai dengan jadwal yang
diharapkan dalam implementasinya dalam Management Rantai Pasokan . Karena jika
terjadi keterlambatan dan kekurangan jumlah dalam pengadaan Ayam Hidup dan
Bahan Penunjang tempat penulis mengadakan
riset dapat menyebabkan terhambatnya proses Produksi karena tiap bagian
memiliki peranan yang saling terkait satu sama lain .
Dalam mereview Daftar Inventory Pembelian
( DIP ) , Departemen Purchasing memaparkan Laporan Outstanding PR dan Outstanding
PO sehingga pihak yang berkepentingan dapat melihat sampai sejauh mana kinerja
Depertemen Purchasing dalam menyediakan kebutuhan Ayam Hidup dan Bahan
Penunjangnya.
Dengan adanya Daftar Inventory Pembelian ( DIP ) dalam kaitannya
terhadap Managemen Rantai Pasokan menunjang Departemen Purchasing dalam memaksimalkan
pengadaan kebutuhan akan Ayam Hidup dan Bahan Penunjangnya .
Untuk kedepannya , penulis menyarankan agar Daftar Inventory Pembelian
ini dapat dibuat untuk kebutuhan 3bulan kedepan dengan melihat data Forecast
tahun sebelumnya. Harapan penulis dengan pengajuan DIP untuk 3 bulan kedepan ,
diharapkan Departemen Purchasing memiliki waktu dalam penyediaan kebutuhan Ayam
Hidup dan Bahan Penunjangnya dikarenakan karekteristik dari RPA dimana
permintaannya bukan merupakan item yang umum berada dipasaran . Selain itu
mengingat bahwa Ayam Hidup merupakan barang komoditi dimana untuk memenuhi
permintaan Departemen PPIC secara tepat cukup sulit .
DAFTAR PUSTAKA
·
Dr.Ramlee Ibrahim ( 2012 ) . Master
Planning ( PT. PUTRA PRIMIA ), Seminar di PT. Sierad Produce,Tbk 04 Des 12
·
Hidayat W ( 2008 ) Seminar
Manajemen Operasional , Modul 13 -14 PKK.FE UMB th 2008
Komentar